هل تخطط لتنظيم مؤتمر قريباً؟

ديوانية: أقوى نظام عربي لإدارة المؤتمرات (إدارة المؤتمر - الإدارة المالية واللوجيستية - إدارة المشروعات)

مراحل إدارة المؤتمر

الإعداد للمؤتمر

أولى الخطوات لبدء المؤتمر وفيـه
تظهر إمكانيات ديوانية الإحترافية

  1. إدارة التسجيل والقبول
  2. إدارة المعرض والحجوزات
  3. إدارة الورقة البحثية
  4. الإدارة اللوجستية والمالية

أثناء انعقاد المؤتمر

أكثر مراحل المؤتمر حساسية وتظهر
هنا إمكانيات "ديوانية" الاحترافية

  1. إدارة الحضور والشهادات
  2. إدارة التصويت والاستبيانات
  3. إدارة البث الحي
  4. إدارة المركز الإعلامي والمحتوى

ختم المؤتمر

لا يكتمل دور المؤتمر إلا بتنفيذ
التوصيات المنبثقة منه وهنا دورنا

  1. إدارة التوصيات
  2. إدارة المتطوعين
  3. إدارة المحتوى
  4. إحصائيات وتقارير

مكونات ديوانية

يُعدُّ نظام «ديوانية» نظامًا فريدًا في إدارة مؤتمراتك بكفاءة عالية، وجودة رائدة، وآليات حديثة، منذ لحظة التفكير وحتى إتمام المشاريع المنبثقة عن توصيات تلك المؤتمرات، ويشتمل على:

1 واجهة وموقع المؤتمر على الإنترنت.

2 إدارة ومتابعة أجندة فعاليات المؤتمر.

3 دورة المشاركات والأوراق البحثية.

4 الإدارة اللوجستية والمالية للمؤتمر.

5 الرعايات والمنظمون ولجان المؤتمر.

6 إدارة التسجيل والحضور.

7 البث المباشر والاستبيانات.

8 المركز الإعلامي والمعلوماتي.

9 هيكلة أولويات التوصيات.

10 إدارة مشاريع التوصيات.

11 إدارة المهام والمتطوعين.

12 التقارير والرسوم البيانية.

الإدارة اللوجيستية للمؤتمر

تُعد من أهم مكونات النظام، ومن خلالها تتم الإدارة الفعلية للمؤتمر؛ بحيث تبدأ بوضع خطة تنفيذ المؤتمر بشكلٍ مرن، وتنتهي بمهامٍ محددةٍ تُوكَّل لمسؤول عنها؛ يُحدثها حتى إنهائها تمامًا... المزيد

مستويات تقارير اللوجستيات

تقرير بمهمة

يعرض تقريرًا بـ "نسبة الإنجاز، والتكلفة الفعلية" لمهمة محددة، أو عدة مهام، مع إمكانية مقارنة التقديرات الفعلية بالتقديرية "مدة وتكلفة".

تقرير بمهام مسؤول

يعرض تقريرًا بـ "المهام الموكلة إلى كل مسؤول، ونسبة إنجازه لها، وتكلفتها" مع إمكانية مقارنة التقديرات الفعلية بالتقديرية "مدة وتكلفة".

تقرير بالمؤتمر كاملًا

يعرض تقريرًا بـ "نسبة الإنجاز والتكلفة الفعلية"، لكل مهام المؤتمر، مع إمكانية مقارنة التقديرات الفعلية بالتقديرية "مدة وتكلفة".

تقرير بفئة مهام

يعرض تقريرًا بـ "بالتكلفة الإجمالية لفئة ما، مثل الإيجارات، أو الإقامات، مع إمكانية عرض أكثر من فئة في تقريرٍ واحد.

التسجيل والحضور

يدعم نظام «ديوانية» أكثر من نوعٍ للتسجيل، كلٌ حسب بياناته ومسارته الخاصة.

  • يُتيح نظام «ديوانية» التسجيل كعارض، فيُظهر كافة تفاصيل المساحات المتاحة في المعرض المصاحب للمؤتمر (بمخططٍ أفقي لأرض المعرض ومساحاته)، مبينًا سعر كل وحدة، وشارحًا لكل خطوات الدفع، وتأكيد الحجز، وتقريرٍ بالاستلام.
  • بمجرد الحجز والدفع للمساحة المرادة، يقوم النظام بإصدار بطاقة شخصية (ID)، مع إظهار حالة تلك المساحة للآخرين؛ بأنها محجوزة. مع متابعة الأحداث وأخبار المعارض بشكل ميسرٍ ودقيق.
  • هو الشخص المشارك في المؤتمر؛ بورقة بحثية أو بكلمة تفاعلية، أو بمداخلة بينية.
  • في حالة مشاركته بورقة بحثية؛ فإن النظام يدير له دورة ورقته كاملة؛ مذ تقديمها وحتى البت النهائي عليها؛ وفي حالة قبولها؛ يُعلَم المشارك بكل تفاصيل مشاركته (الجلسات المشارك فيها، مدة مشاركته، ميعادها، إلخ) ثم يُصدِر النظام "بطاقة هوية خاصة به" ليطبعها، ويدخل بها المؤتمر. وإذا رفضت ورقته البحثية، تأخذ دورتها الكاملة من تقديم الاستشكال، والرد عليه، حتى النتيجة النهائية.
  • يُمكِّن النظام المسؤولين من إضافة مشاركين، وحتى ولو لم يشاركوا بورقة بحثية.
  • إدارة كاملة لعملية التعاون بين وسائل الإعلام المختلفة وبين هيئة المؤتمر، تمتاز بالسهولة واليسر والمتابعة بين الجهتين؛ وذلك لتلافي المشاكل الناجمة عن عدم المتابعة معهم.
  • يُقدم الإعلامي خطاب تكليفه بالمهمة من قِبل مؤسسته، ممهورا بخاتمها، ثم بعد موافقة منظمو المؤتمر على مشاركته؛ يُصدِر له النظام "بطاقة هوية خاصة به".
  • يُولي النظام أهمية خاصة بالرعاة، وبكيفية التنسيق والتعاون معهم؛ لتسهيل عملية التسجيل والمتابعة والمشاركات.
  • فيتيح مكونة خاصة بالتسجيل كـ «راعي» على أن يقدم طلبًا بالمشاركة في رعاية المؤتمر، وبعد الموافقة يتيح له النظام إصدار بطاقة هوية خاصة به؛ مع استكمال لكل مراحل عملية الرعاية، من متابعة المشروعات، والتقارير اللحظية، فضلا عن وسائل تواصل مباشرة مع منظمي المؤتمر.
  • يُدعِّم النظام إظهار مستويات مختلفة من مشاركات الحضور، لكلٍ منها مميزات وتكلفة متغيرة، فيستعرض الحاضر شرائح المشاركات العامة؛ ثم يختار ما يناسبه، مع تدعيم كامل لعملية الدفع الإلكترونية للتذاكر، والتي تُعد خطوة رئيسة من خطوات التسجيل كحضور.. ومن ثَمَّ بعد التسجيل والدفع؛ يُصدر النظام له "بطاقة هوية خاصة".

دورة الأوراق البحثية

متابعة عملية دورة الأوراق البحثية المقدمة؛ مذ فتح باب استقبال المشاركات، ومرورًا بتقرير استلامها، ثم متابعة عملية التقييم والتحكيم، فإعلان النتائج، ومن ثَم فتح باب الطعون، وإظهار النتائج النهائية... المزيد

مراحل دورة الأوراق البحثية

فتح باب استقبال المشاركات

مع بدأ الإعلان عن المؤتمر يتم وضع مواعيد أولية للمؤتمر، منها موعد بدء استقبال المشاركات؛ فيسمح النظام وقتها لمن أراد المشاركة التسجيل في النظام، وإرسال ورقته البحثية.

التحكيم وإعلان النتائج

تأخذ الورقة البحثية دورتها الطبيعية في التحكيم، حيث تعرض على المختصين للبت بقبول أو رفض الورقة، وإعلام صاحب الورقة بنتيجة التقييم.

فتح باب الطعون

لا يحق لصاحب الورقة البحثية التي تم رفضها بتقديم طعن إلا بعد فتحباب استقبال الطعون، وهذا لضمان تنظيم العمل بشكل أفضل، وبعد تقديم الطعن تأخذ الورقة دورتها في إعادة التحكيم لصدور القرار النهائي بشأنها.

إظهار النتائج النهائية

بظهور النتائج النهائية للأبحاث جميعًا بعد مرور دورة التحكيم والطعون، يكون مدير النظام قد عرف المشاركون وفي طريقه لوضع جدول فعاليات المؤتمر.

إلغاء دورة الورقة البحثية

يمكن إلغاء دورة الورقة البحثية مع المؤتمرات التي لا تقوم عليها، مثل المؤتمرات الصحفية، والترويجية، وغيرها، مع إمكانية إضافة المشاركين (المتحدثين)، وأوراق العمل إلى النظام بشكل مباشر من خلال لوحة التحكم.

إدارة ديوانية من الجوال

لوحة تحكم النظام تتيح لمدراء النظام وفرق تنفيذ المشروعات والمتطوعين إدارة المشروع ومهامه من خلال الهواتف المحمولة، وذلك لملائمة النظام
«واجهة، ولوحة تحكم» للعمل من خلال شاشات الهواتف بمختلف مقاساتها.

إدارة الاستبيانات

نظامٌ يعمل على تحسين عملية الاستفتاء على أكثر من صعيد في آن واحد دون عناءٍ أو تضاربٍ في البيانات، ولمجموعاتٍ مختلفة من المستخدمين، والحصول على نتائج تلك الاستفتاءات بشكلٍ سريعٍ وآمنٍ...

إدارة الاستبيانات العامة: يتيح النظام إجراء الاستبيانات العامة لكل زُوار الموقع، والتي تستخدم في جمع بياناتٍ مرجوة بشكلٍ عام.

إدارة الاستبيانات المخصصة: وهي تلك التي تظهر لأعضاء النظام، مع إمكانية تقسيمهم إلى مجموعات مختلفة؛ لكل مجموعة استبياناتها الخاصة.

متابعة توصيات المؤتمر

نظامٌ إلكترونيٌ مخصص لإدارة نتائج وتوصيات المؤتمر، بحيث يتم متابعة تنفيذها بشكلٍ فعَّال، ساعية إلى الربط بين الجهات الداعمة للمشاريع،
وجهات تنفيذها، عبر تحويلها إلى مشاريع منبثقة عن هذه التوصيات... المزيد

توزيع المهام على فريق العمل.

إمكانية السماح لضم متطوعين.

متابعات دورية ومستمرة.

تقارير تفصيلية.

عرض توصيات المؤتمر.

تحويل التوصيات إلى مشاريع.

تعيين فريق عمل كل المشروع.

بناء خطة تنفيذ المشروع.

المركز الإعلامي والمعلوماتي

يحتوي «مركز النظام الإعلامي» على كثير من خدمات المحتوى، التي تساهم في إثراء البنية المعرفية للمؤتمر، حيث تستطيع من خلاله إنشاء محتوى خاصًا لكل مؤتمرٍ على حدة، أو محتوى تعريفيًّا بالمؤسسة، وأنشطتها، ورؤيتها، إلخ.

قسم الأخبار

وفيه يتم إنشاء قاعدةٍ إخبارية موسعة تَلُم بكل مؤتمر على حدة؛ مع إمكانية نشر وإضافة المادة الإخبارية وإظهارها للجمهور المستهدف، بواسطة مجموعة من أدوات التنسيق المختلفة، بالإضافة إلى إمكانية إرفاق الملفات والصور المختلفة مع الخبر. مع إمكانية إرسال المادة الإخبارية المحررة؛ إلى عددٍ غير محدود من البريد الإلكتروني الخاص بالمؤسسات الإعلامية المختلفة؛ للمساهمة في نشرها.

الوسائط المتعددة

يدعم «مركز الإعلام» داخل النظام عددًا غير محدودٍ من ألبومات الصور، والفيديوهات، والصوتيات، وذلك لكل مؤتمر على حدة، مع طرقِ عرضٍ جذَّابةٍ لمستخدمي النظام. وكذا إمكانية مشاركة أية جهة إعلامية أخرى في نفس الوقت، مساهمة منها في نشر تلك الوسائط للجمهور العام.

قسم الصفحات المعلوماتية

وفيه يتم إنشاء صفحات معلوماتية خاصة بالمؤتمر، أو بموضوعه، أو بمصطلحاته أو ببحوثه وملخصاتها؛ ونشرها لإفادة الجمهور بمحتواها، ومشاركته بأبرز ما جاء فيها.

البث المباشر

يمتاز نظام المركز الإعلامي بنظام إدارة المؤتمرات بخاصية «البث المباشر» لفاعليات المؤتمر كاملة، أو لبعض تلك الفعاليات – بحسب رغبة إدارة المؤتمر؛ فضلاً عن تسجيل ساعات البث المباشر، وأرشفته بقاعدة بيانات النظام؛ للعودة إليها وقت الحاجة.

الباقات

يحاول نظام «ديوانية» لإدارة المؤتمرات، مواكبة كل متطلبات العملاء؛
لذا فقد فعَّل إليهم مجموعة من الباقات المختلفة؛ لتناسب كلٌ حسب احتياجاته.

الباقة الأساسية الباقة المتميزة الباقة الشاملة
التكلفة $ 199 / شهر
بدلا من $399
$ 499 / شهر
بدلا من $999
$ 799 / شهر
بدلا من $1599
مكونات وخصائص
إدارة التسجيل
بطاقات هوية الدخول
إدارة أجنحة العارضين
إدارة المتحدثين
دورة تقييم الأوراق البحثية
تقييم الجمهور للمتحدثين
إدارة المجلة البحثية
الإدارة اللوجيستية والمالية
إدارة برنامج المؤتمر والنشاطات
إدارة تعدد قاعات المؤتمر
واجهة مجمع المؤتمرات
إدارة الحضور
إدارة الشهادات
إدارة التصويت
المركز الإعلامي والبث الحي
إدارة التوصيات
إدارة المتطوعين والمهام
إحصائيات وتقارير
نطاق الاستخدام
عدد مستخدمي النظام 1 10 غير محدود
عدد المؤتمرات خلال السنة 1 3 5
عدد قوالب الواجهة 1 3 5
عدد المتحدثين 15 30 غير محدود
عدد المسجلين والحضور غير محدود غير محدود غير محدود
الدعم الفني
نظام التذاكر والبريد الإلكتروني
المحادثة المباشرة
الباقة الأساسية الباقة المتميزة الباقة الشاملة
التكلفة $ 1999 / سنة
بدلا من $2388
$ 4999 / سنة
بدلا من $5988
$ 7999 / سنة
بدلا من $9588
مكونات وخصائص
إدارة التسجيل
بطاقات هوية الدخول
إدارة أجنحة العارضين
إدارة المتحدثين
دورة تقييم الأوراق البحثية
تقييم الجمهور للمتحدثين
إدارة المجلة البحثية
الإدارة اللوجيستية والمالية
إدارة برنامج المؤتمر والنشاطات
إدارة تعدد قاعات المؤتمر
واجهة مجمع المؤتمرات
إدارة الحضور
إدارة الشهادات
إدارة التصويت
المركز الإعلامي والبث الحي
إدارة التوصيات
إدارة المتطوعين والمهام
إحصائيات وتقارير
نطاق الاستخدام
عدد مستخدمي النظام 1 10 غير محدود
عدد المؤتمرات خلال السنة 1 3 5
عدد قوالب الواجهة 1 3 5
عدد المتحدثين 15 30 غير محدود
عدد المسجلين والحضور غير محدود غير محدود غير محدود
الدعم الفني
نظام التذاكر والبريد الإلكتروني
المحادثة المباشرة

من المدونة

كيف تُدير مؤتمر من الألف إلى الياء

هيقع العديد منا في أخطاء في أثناء إعداد الفاعليات و لا نتنبه لذلك إلا بعد فوات الأوان، بعد أن ينتهي المؤتمر أو الفاعلية و نخرج بالتوصيات و تحدث المفاجأة لاحقا أن كأن شيئا لم يكن و لا نجد التفاعل المرجو من المدعوين و المشاركين بعدها مما يُعد خسارة مادية على صاحب الفاعلية...

لماذا يفشل البعض في تنظيم مؤتمراتهم

كثيرا ما نرسم لأنفسنا خطة لإنجاز عمل ما وندرسها ونوفر عناصر وجودها ونتوقّع النجاح الباهر، إلا أننا عند التنفيذ نجد أنفسنا قد كسبنا ما لم نحسب له حساب أحياناً في الربح وأحياناً في الخسارة والسبب في ذلك يعود إلى أننا أحياناً نعمل على توفير السببية التامة لإنجاح العمل من توفير المقتضيات وعناصر الوجود ونعمل على رفع موانعه فنحظى بالربح...

كن على تواصل معنا

سجل بريدك الإلكتروني معنا لتصلك نشراتنا البريدية

اتصل بنا

إذا كان لديك أي استفسار لا تترد في التواصل معنا

مكتب 426 العقارية الثانية
مدينة الرياض، السعودية